第一条　为加强全市法院专网视频会议管理，充分发挥我市两级法院视频会议系统（以下简称视频会议系统）的作用，确保视频会议规范、优质、高效、安全运行，制定本办法。

第二条　视频会议系统是通过我省法院专网建立的即时通讯平台，是按最高法院规划建设的全国法院视频会议系统的二级视频会议管理中心及二、三级视频会议会场。

第三条　视频会议适用于最高法院、省法院、市法院组织的有关会议；最高法院对法院系统转播的中央国家机关的有关会议；最高法院、省法院、市法院组织的专业会议等。

第四条　为节约经费、提高效率，凡适合以视频方式召开的会议，应通过视频会议方式实施。

第五条　两级法院要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行和视频会议的顺利召开。

第六条　视频会议系统由办公室、技术处分别负责会务管理、技术和服务保障。

（一）办公室职责：

1、制度建设。负责建立和完善视频会议相关制度。

2、下发通知。会议通知由办公室至迟在会前二天统一下发。内容包括：会议名称、会议时间、会议内容、参加人员、会场设置、技术调试时间等。

3、会议办理。对最高法院组织的全国性视频会议按最高法院要求落实分会场布置方案；对省法院组织的全省法院视频会议提出主、分会场布置方案并负责落实；对市法院组织的全市法院视频会议提出会场布置方案并落实。

4、会场日常管理。负责视频会议主会场主席台、桌椅、环境卫生等日常管理。

（二）技术处职责：

1、设备管理维护。负责视频会议系统（包括视频会议系统网络、主控设备等技术设施）的管理维护。

2、网络调试保障。负责会前会议室电源、灯光、麦克风、音箱、调音设备等会议设施的检查维护和网络调试、会中网络监测维护和画面效果保证及会后的相关技术保障工作。

3、资料整理存档。负责视频会议系统的操作和数据存贮、归档。

第七条　视频会议会场应保持良好秩序，参会人员着装整齐，会议期间不得随意走动、交谈、接打手机，视频会议室内严禁吸烟。

第八条　切实做好视频会议的保障工作。

（一）视频会议系统的使用，由技术部门严格按照《视频会议系统操作规范和要求（试行）》操作。

（二）会前提前2天进行视频会议系统的设备维护

（三）应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风。设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场汇报。

（四）会议期间，技术操作人员要坚守岗位，主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要及时间安排，由技术部门预先设计导播方案，合理切换会场画面。

（五）会议期间，除视频会议系统操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

（六）会议期间，未经主会场允许严禁擅自断开会议终端，结束会议应由主会场来统一中断会议连接。在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

第九条　视频会议系统具有录像功能，若需要对视频会议进行全程录像，要提前通知技术部门，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出，并刻录光盘交由办公室存档。

第十条　做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。