办公室机要室负责全院传真的收发和登记。

一、传真收文

1、登记。办公室收到传真后，在传真收文登记本上进行登记，登记内容包括收文日期、序号、来文单位、内容摘要、页数等信息。

2、批阅。对传真进行登记后，及时送办公室主任批阅，然后交相关领导或部门阅办。

3、通知收取。办公室负责通知相关部门收取传真，相关部门接到通知后，应立即派人到办公室收件。

4、交接。收件人核对传真收文登记和传真内容，确认无误后在登记本上签字收取。传真件收取后发现不应由本部门接收的，取件人须及时退回办公室，并在收文登记本上填写备注，备注内容需注明退回时间及原因。

5、存档。办公室妥善保管传真收文登记，存档一年备查。

二、传真发文

1、传真件审核。需要发传真的部门将传真件交办公室审核，审核内容包括格式是否规范、是否有主管院领导审核签字（以部门名义发文的，由部门负责人审核签字）、文字是否清晰等。

2、登记。经审核符合传真发文标准后，送件人需在传真发文登记本上进行登记。登记内容包括发文日期、发往单位、文号、接收人、内容摘要、页数、发文部门、签发人等信息。

3、用印。以院传真号传号的文件，办公室审核、主管院领导签字后加盖院印和发电专用章；以部门名义发文的，自行加盖部门印章，办公室审核、部门负责人签字后加盖发电专用章。

4、传发。办公室保证传真件及时发送，并附传真收件回执。传真发送后，办公室认真查对传真发送状况表，确保传真发送无误。

5、存档。办公室妥善保管传真发文登记，存档一年备查。